چگونه هزينه شركت را كنترل كنيم

فشارهاي فعلي بر بسياري از صنايع ايران به ويژه تهديداتي كه از طرف شركت‌هاي چيني و امثالهم به بخش‌هايي از بازارهاي ما وارد شده است مي‌تواند درس آموزنده‌اي براي توليدكنندگان ايراني باشد.

به زعم بسياري از كارشناسان عمده‌ترين دليل ضعف توليدكنندگان ايراني بالا بودن هزينه‌هاي توليد يا همان بهاي تمام شده محصولات مي‌باشد.

اين در حالي است كه در كشور ما منابع توليد مثل نيروي انساني و انرژي بسيار ارزان‌تر از بسياري از كشورهاي رقيب است.

يكي از دلايل اصلي اين ضعف مي‌تواند ناشي از عدم استفاده از روش‌هاي علمي و تجارب شركت‌هاي رقيب در زمينه توليد، توزيع، فروش، تبليغات و امثال آن باشد.

بنابراين با پيروي از تجارب ديگر شركت‌هاي موفق دنيا و به كارگيري روش‌هاي علمي و تجربه شده در زمينه كاهش هزينه‌ها و همزمان افزايش كيفيت محصولات مي‌توان شركت‌ها و سازمان‌ها را در آستانه پيوستن ايران به سازمان تجارت جهاني آماده رقابت‌پذيري كرد و بقا و موفقيت آنها را تضمين كرد.

شركت‌ها و سازمان‌ها، فرآيندهايي را براي مديريت هزينه طراحي مي‌كنند. در ابتداي هر فرآيندي بايد در مورد اينكه چه هزينه‌هايي و چقدر بايد كاهش يابند، از كجا بايد شروع كرد و كجا بيشترين توان را براي كاهش هزينه دارد، تصميم‌گيري كرد.

پس از اينكه مشخص شد چه هزينه‌هايي را بايد كاهش داد و هدف مورد نظر تعيين شد، نوبت به تعيين ابزارهايي كه به اين امر كمك مي‌كنند مي‌رسد كه مي‌تواند شامل تجزيه و تحليل ارزش سربار، مهندسي مجدد فرآيند، الگوبرداري (Benchmarking)، مديريت زنجيره تامين، واگذاري امور به پيمانكاران (Outsourcing) و غيره باشد.

بعد از اجراي اين روش‌ها بايد نتايج به دست آمده را با استفاده از معيارهاي تعيين شده ارزيابي و آن را با هدف مورد نظر تطبيق داد. با دريافت بازخورد بايد نسبت به اصلاح روش‌ها يا معيارها اقدام كرد.

در هر سازماني تصميمات مربوط به كاهش هزينه‌ها بايد براساس شناخت و درك عميق از تمام مراحل توليد محصول، از طراحي محصول گرفته تا فروش و خدمات پس از فروش باشد. مديران بايد هزينه‌هايي كه خلق ارزش مي‌كنند و همچنين هزينه‌هايي را كه هيچ ارزشي نمي‌آفرينند، شناسايي كنند.

با اينكه هيچ روش و الگوي مشخصي كه براي همه شركت‌ها كاربرد يكساني داشته باشد وجود ندارد اما هر شركتي مي‌تواند بنا به موقعيت و شرايط خود، روشي براي كاهش هزينه را انتخاب كند و با اجرايي كردن آنها، هزينه‌هاي خود را كنترل و كاهش دهد و از اين طريق به بقا و سودآوري بيشتر خود كمك كند:

كاهش هزينه‌هاي نيروي انساني

به طور كلي، حقوق و دستمزد مهم‌ترين بخش از صورت سود و زيان يك شركت را تشكيل مي‌دهد و براي بسياري از شركت‌ها بهترين نقطه براي شروع كاهش هزينه‌ها است. اما بايد قبل از كاهش هزينه‌هاي مربوط به حقوق و دستمزد اين نكته را مدنظر قرار داد كه با اخراج يك كارمند لزوما كاهش هزينه‌ها اتفاق نمي‌افتد.

اخراج نيروها هزينه‌زا مي‌باشد و ممكن است بحث پرداخت‌هاي بازخريدي و بيمه بيكاري مطرح شود. شركت‌ها با كاهش نيروي انساني، احتمالا در آينده با هزينه‌هاي آموزش نيروهاي تازه استخدام شده مواجه خواهند شد و اين هزينه‌ها بعضي مواقع از صرفه‌جويي ناشي از تعديل نيرو فراتر خواهد رفت. از طرفي، كاهش نيرو هزينه مذاكرات و توافق با اتحاديه كارگري را نيز افزايش مي‌دهد. بنابراين لازم است قبل از تعديل نيرو تمام اين موارد به دقت بررسي شود.

به همين دليل، بعضي از شركت‌ها براي كاهش هزينه‌ها، به جاي سياست اخراج نيروها از ساير روش‌ها استفاده مي‌كنند يا اينكه با بررسي دقيق شرايط، همواره آن را با ساير روش‌ها به كار مي‌گيرند.

از نظر بسياري از شركت‌ها اخراج نيروها باعث هزينه‌هايي همچون جذب مجدد نيرو و آموزش آنها، حق سنوات خدمت، جبران خسارات ناشي از دعاوي حقوقي كارگران اخراج شده، از بين رفتن اعتماد به مديريت، عدم دستيابي به نيروي كار ماهر در وضعيت رونق اقتصادي، كاهش كارآيي نيروهاي بازمانده و ريسك‌گريزي و منفي‌نگري آنان راجع به مديريت و شركت خواهد شد.

اما بالعكس، برنامه كاهش ساير هزينه‌ها باعث وفاداري و فعال‌تر شدن نيروها، افزايش رضايتمندي مشتري، بهبود بهره‌وري نيروي كار و تعهد كاري آنان خواهد شد.

لذا، ضروري است قبل از تعديل نيرو، پيامدهاي آن به دقت مورد بررسي قرار گيرد. اخراج نيروها بهترين گزينه براي كاهش هزينه‌ها نيست و اجراي آن حتي از طريق يك برنامه هماهنگ و با ثبات نيز همواره عملكرد مطلوبي براي شركت‌ها به همراه ندارد.

اما اگر تصميم مديران راجع به كاهش نيروي انساني تنها با هدف كاهش هزينه نباشد، بلكه در راستاي برنامه راهبردي شركت باشد مي‌تواند مطلوب باشد و بر ارزش شركت و قيمت سهام آن مي‌افزايد. هر گونه اخراج نيرو در راستاي برنامه‌هاي كوتاه‌مدت خسارات قابل ملاحظه‌اي به شركت‌ها وارد مي‌كند.

باوجود اين، اگر سطح درآمد شركت شما شديدا كاهش پيدا كند و ناچار به اجراي برنامه تعديل نيرو شويد، بايد از روش‌هايي استفاده كنيد تا هم هزينه‌هاي جانبي آن كاهش يابد و هم پذيرش آن توسط كاركنان قابل قبول‌تر باشد. در مطالب بعدي روش‌هايي معرفي مي‌شود كه مي‌تواند در راستاي تعديل نيرو يا كاهش هزينه‌هاي نيروي انساني- نه لزوما اخراج نيروها- به كار گرفته شود.

كتاب مدير- تاليف تيمور آقايي

انتشارات كتاب طلايي جامع